Die folgenden Kriterien muß ein Kategoriensystem erfüllen: (vgl. Holsti 1969: 95 und Merten 1983: 95-101)

Das Kategoriensystem muß aus den Untersuchungshypothesen theoretisch abgeleitet sein.

Die Kategorien eines Kategoriensystem müssen voneinander unabhängig sein (d.h. sie dürfen nicht miteinander korrelieren). Das ist besonders für die statistische Auswertung wichtig.

Die Ausprägungen jeder Kategorie müssen vollständig sein.

Die Ausprägungen jeder Kategorie müssen wechselseitig exklusiv sein, sie dürfen sich nicht überschneiden und müssen trennscharf sein.

Die Ausprägungen jeder Kategorie müssen nach einer Dimension ausgerichtet sein (einheitliches Klassifikationsprinzip).

Jede Kategorie und ihre Ausprägungen müssen eindeutig definiert sein.

Mit dem Kategoriensystem, das aus mindestens zwei Kategorien bestehen muß, werden die Regeln der Kodierung festgelegt. Damit werden Merkmale des Kommunikationsinhaltes in numerische Daten überführt. Dieser Vorgang heißt Verschlüsselung oder Kodierung. Dabei treten Probleme auf, die Reliabilität und Validität der Inhaltsanalyse beeinflussen.